Уважаемые партнеры!
Аккредитация представителей компаний – партнеров форума «Сильные идеи для нового времени» (участники, персонал, водители, транспортные средства) начинается 9 января 2024 г.
Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.
Информация о порядке аккредитации
-
9 января 2024 г. – 30 января 2024 г.Согласование квот
-
9 января 2024 г. – 12 февраля 2024 г.Прием заявок на аккредитацию
-
16 февраля 2024 г. – 20 февраля 2024 г.Получение аккредитационного пакета
Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:
- Участники – в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Участник».
- Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать технический персонал от вашей компании.
- Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
- СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании (в режиме просмотра).
- Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории форума «Сильные идеи для нового времени», а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.
Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения форума «Сильные идеи для нового времени» (далее – Форум) с 00:01 16 февраля 2024 г. до 23:00 18 февраля 2024 г. и с 20:00 20 февраля 2024 г. до 23:00 21 февраля 2024 г.
Аккредитацию на период Форума проходят те сотрудники организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведенияФорума с 23:00 18 февраля 2024 г. до 20:00 20 февраля 2024 г.
Обращаем ваше внимание на то, что сотрудникам,аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.
* Даты и время могут быть изменены. Пожалуйста, следите за обновлениями на сайте Форума.
Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:
1. Заполнить карточку организации: информацию об организации, квоты на Форум и на период монтажа/демонтажа; поставить печать и подписать у руководителя организации.
2. Заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации. Заполнение указанных документов не требуется, если организация принимала участие в мероприятиях Фонда Росконгресс и передавала оригиналы документов в отдел аккредитации в 2024 г.
3. Передать подписанные документы в отдел аккредитации не позднее 30 января 2024 г. Обращаем ваше внимание, что открытие Личного кабинета без предоставления хотя бы одного из перечисленных документов невозможно.
4. Получить по электронной почте от специалиста отдела аккредитации индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет.
5. В Личном кабинете:
- заполнить регистрационные анкеты на участников, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
- загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех сотрудников и водителей.
Прием заявок на аккредитацию участников осуществляется до 12 февраля 2024 г.
Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 2 февраля 2024 г.
Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества технического персонала.
6. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.
7. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и подтвердить участие в Форуме.
При работе в Личном кабинете важно учесть:
1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.
Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:
- размер фотографии – 480×640 пикселей;
- фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
- файл с расширением: .jpg, .jpeg;
- изображение должно быть анфас, без головного убора;
- изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.
Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:
- содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, дата и место рождения, кем и когда выдан документ, фотография;
- скан-копии читаемы без затруднений.
2. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.
3. Если сотрудник зарегистрирован в заявке на период Форума, то вносить его повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
4. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
5. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста отдела аккредитации.
6. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Форуме в Личном кабинете участника и проинформировать контактное лицо по аккредитации участников о замене участника.
7. В случае замены одного сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.
8. Замена или удаление участников/сотрудников/водителей, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.
9. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии у участников и персонала загруженных по установленным требованиям в Личном кабинете фотографии и скан-копии документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки.
Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.
Получение аккредитационных документов
Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Форума.
1. Для доступа на территорию подготовки и проведения Форума в период монтажа каждому сотруднику необходимо иметь при себе временный бедж, а также документ, удостоверяющий личность (паспорт). Распечатать временный бедж необходимо из Личного кабинета. Печать временного беджа возможна только для заявок со статусом «Обработана».
Обращаем ваше внимание, что срок обработки заявок составляет не менее 10 дней с даты регистрации. Выдача аккредитационных документов возможна только для заявок со статусом «Обработана».
2. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу.
Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:
– свой паспорт;
- оригинал доверенности установленного образца;
- список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
– копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (будут возвращены после выдачи беджей);
– оригинал поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был предоставлен в 2024 г. в отдел аккредитации;
– оригинал соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был предоставлен в 2024 г. в отдел аккредитации.
Доверенность недействительна без списка и копий паспортов всех аккредитуемых участников.
3. Выдача беджей сотрудников осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).
Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.
АП выдается ответственному лицу по предъявлении:
- паспорта,
- доверенности,
- cписков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).
– оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был предоставлен в 2024 г. в отдел аккредитации;
– оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был предоставлен в 2024 г. в отдел аккредитации.
В случае потери беджа его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.
Получение беджей сотрудниками лично не предусматривается!
График работы центров аккредитации участников, технического персонала и транспорта
Пункт аккредитации | Даты работы | Время работы |
Центр международной торговли Москвы (Краснопресненская наб., д. 12, подъезд 7) |
16 февраля 2024 г. |
15:00–20:00 |
17 февраля 2024 г. |
09:00–20:00 |
|
18 февраля 2024 г. |
08:00–22:30 |
|
19 февраля 2024 г. |
07:30–20:00 |
|
20 февраля 2024 г. |
07:30–16:00 |
В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте: partners.accreditation@roscongress.org.
В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации по телефону: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.
Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.
При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех.
Обращаем внимание, что доступ на площадку Форума возможен только при наличии аккредитационного беджа, активированного отрицательным результатом ПЦР-тестирования на COVID-19, полученным в установленном порядке. Подробная информация о порядке проведения тестирования будет опубликована на сайте позже.